Ochrana osobných údajov

Ochrana osobných údajov v podmienkach spoločnosti VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec

VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec poskytuje nasledovné informácie týkajúce sa spracúvania osobných údajov v súlade s nariadením európskeho parlamentu a rady (EÚ) č. 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len „GDPR“) a so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“):

1. Identifikačné a kontaktné údaje:

Prevádzkovateľ:               VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec

                                         Bratislavská 1190/19, 903 01 Senec

Kontakt: info@pohrebnasluzba-vasi.sk

                                               Tel.: 0911 011 019

2. Kontaktné údaje zodpovednej osoby:

Zodpovedná osoba: Alexandra Kongyiková, mob.: 0902 107 972

3. Informácie k spracúvaniu osobných údajov:

Účel spracúvania a právny základ spracúvania osobných údajov

VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec spracúva osobné údaje predovšetkým s cieľom spravovať a udržiavať mestské pohrebiská (Bratislavská ulica a Boldocká ulica) vrátane obradnej siene Domu smútku s príslušenstvom  nachádzajúce sa na území mesta Senec, ktoré mu boli zverené do správy a vykonávať dopravné služby súvisiace s odvozom odpadu z pohrebísk a s prevádzkou mechanizmov slúžiacich na zabezpečenie prevádzky pohrebísk.

VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec spracúva osobné údaje na právnom základe a za účelom:

a) vykonávania ekonomickej agendy a spracovania účtovných dokladov podľa osobitných zákonov, najmä zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov a iných súvisiacich predpisov,

b) správy prijatej a odoslanej pošty (správy registratúry) podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

c) vybavovania žiadostí o výkon práv dotknutých osôb podľa GDPR a zákona o ochrane osobných údajov,

d) sprístupňovania informácií podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov a/alebo súhlas dotknutej osoby v prípadoch, pre ktoré to uvedený zákon vyžaduje,

e) verejných obstarávaní podľa zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní v znení neskorších predpisov,

f) vybavovania sťažností podľa zákona č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov,

g) vybavovania podnetov podľa zákona č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,

h) vybavovania súdnych sporov podľa osobitných zákonov, najmä zákona č. 160/2015 Z. z. Civilný sporový poriadok v znení neskorších predpisov, zákona č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov, zákona č. 162/2015 Z. z. Správny súdny poriadok v znení neskorších predpisov,

i) monitorovania priestorov kamerovým systémom na základe oprávneného záujmu prevádzkovateľa,

j) vedenia evidencie o zaobchádzaní s ľudskými pozostatkami a ľudskými ostatkami podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

k) vedenia evidencie o pochovávaní ľudského plodu podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

l) zabezpečovania pohrebu ľudských pozostatkov alebo ostatkov ale ľudského plodu podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

m) vedenie evidencie o spopolnení ľudských pozostatkov a ľudských ostatkov podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

n) vedenia evidencie o spopolnení ľudského plodu podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

o) monitorovania procesu spopolnenia podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

p) zabezpečovania kremácie ľudských pozostatkov a ľudských ostatkov alebo ľudského plodu podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

q) vedenia evidencie hrobových miest podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

r) uzatvárania nájomný zmlúv k hrobovým miestam v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov v spojitosti so zákonom č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

s) vybavovania žiadostí o exhumáciu podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov,

t) vedenia evidencie o vojnových hroboch podľa zákona č. 130/2005 Z. z. o vojnových hroboch v znení neskorších predpisov,

u) vybavovania objednávok na viazanie vencov v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov,

v) vybavovania objednávok na sadové úpravy v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov,

w)poskytovania služieb spracovania a zaslania parte v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov,

x) prenajímania plôch pred cintorínmi za účelom predaja kvetov a s tým súvisiaceho tovaru v rámci predzmluvných a zmluvných vzťahov.

Osobné údaje sú získavané priamo od dotknutých osôb alebo od iných osôb a orgánov v súlade s GDPR, zákonom o ochrane osobných údajov a osobitnými predpismi v rozsahu nevyhnutnom podľa týchto predpisov na dosiahnutie účelu spracúvania.

Osobné údaje nie sú spracúvané za iným účelom, ako za účelom, na ktorý boli pôvodne získané, ak tak neustanoví osobitný predpis, podľa ktorého spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec postupuje alebo ak dotknutá osoba na to neudelí dobrovoľný súhlas.

Spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec spracúva osobné údaje aj vo vzťahu k zamestnancom, ich rodinným príslušníkom alebo blízkym osobám v súlade s osobitnými predpismi v rámci pracovnoprávnych vzťahov.

Povinnosť poskytnutia osobných údajov

Dotknutá osoba je povinná poskytnúť svoje osobné údaje, ak ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré vyplýva z osobitných predpisov (plnenie zákonných povinností) alebo ak sa spracúvanie vykonáva v súvislosti s výkonom verejnej moci podľa osobitných predpisov. Obdobne sa postupuje aj v prípade uzatvárania zmluvného vzťahu s dotknutou osobou.

V prípade neposkytnutia osobných údajov by nemohlo dôjsť k splneniu zákonných povinností alebo uzatvoreniu zmluvného vzťahu. Súhlas so spracúvaním osobných údajov a právo na jeho odvolanie Súhlas dotknutej osoby sa získava len vtedy, ak sa neuplatňuje iný právny dôvod na spracúvanie osobných údajov bez súhlasu. Poskytnutie osobných údajov a udelenie súhlasu je v takomto prípade dobrovoľné. Ak sa osobné údaje spracúvajú na základe súhlasu, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

Príjemcovia osobných údajov, príjemcovia v tretích krajinách

Osobné údaje sú poskytované výlučne v rámci plnenia povinností vyplývajúcich z platných právnych predpisov Slovenskej republiky (najmä orgány dozoru podľa zákona č. 131/2010 Z. z. o pohrebníctve v znení neskorších predpisov, orgány činné v trestnom konaní, iné orgány verejnej moci) alebo sprostredkovateľovi v súlade s GDPR a zákonom o ochrane osobných údajov.

Spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec neuskutočňuje prenos osobných údajov príjemcom do tretích krajín alebo medzinárodným organizáciám, nevyplýva to z osobitných predpisov a ani takýto prenos sa nezamýšľa vykonávať.

Automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie, služby informačnej spoločnosti

Spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec nevykonáva ani spracúvanie osobných údajov založené na automatizovanom individuálnom rozhodovaní, nevykonáva profilovanie ani neposkytuje služby informačnej spoločnosti podľa čl. 8 ods. 1 GDPR a § 15 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov.

Doba uchovávania osobných údajov

Spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec uchováva osobné údaje po dobu trvania účelu a následne po dobu vymedzenú v registratúrnom pláne v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Po uplynutí tejto doby sa osobné údaje likvidujú podľa registratúrneho poriadku v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Záznamy z kamerového systému sa likvidujú najneskôr v lehote 15 dní odo dňa ich vyhotovenia.

4. Ochrana práv dotknutých osôb:

V súlade s čl. 15 až 22 GDPR a § 19 až 29 zákona o ochrane osobných údajov sa vo všeobecnosti uplatňujú nasledovné práva dotknutých osôb:

a) právo na potvrdenie o spracúvaní osobných údajov,

b) právo na prístup k osobných údajov,

c) právo na opravu osobných údajov,

d) právo na výmaz osobných údajov,

e) právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov,

f) právo na prenosnosť osobných údajov,

g) právo namietať spracúvanie osobných údajov,

h) právo na neuplatňovanie rozhodovania založeného na automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania.

Právo na potvrdenie a prístup k osobných údajom

Dotknutá osoba má právo vyžiadať si potvrdenie od spoločnosti VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec, ako prevádzkovateľa o tom, či sa spracúvajú jej osobné údaje. Rovnako má dotknutá osoba právo požiadať o prístup k osobným údajom, ktoré sa o nej spracúvajú, vrátane nasledovných informácií:

a) účel spracúvania osobných údajov, ktorý sa jej týka,

b) kategórie spracúvaných osobných údajov na daný účel,

c) identifikáciu príjemcov alebo kategórií príjemcov, ktorým boli alebo majú byť osobné údaje poskytnuté,

d) dobu uchovávania osobných údajov alebo ak to nie je možné, informáciu o kritériách jej určenia,

e) zdroj osobných údajov, ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby,

f) informácia o existencii práva požadovať opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby, ich vymazanie alebo obmedzenie ich spracúvania, alebo o práve namietať spracúvanie osobných údajov,

g) informáciu o práve podať sťažnosť, resp. návrh na začatie konania na úrad na ochranu osobných údajov,

h) informáciu, či sa v podmienkach spoločnosti VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec vykonáva automatizované individuálne rozhodovanie alebo profilovanie.

Právo na opravu osobných údajov

Dotknutá osoba má právo na to, aby jej osobné údaje boli bez zbytočného odkladu opravené. Dotknutá osoba má taktiež právo žiadať o doplnenie jej neúplných osobných údajov. Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

Právo na výmaz osobných údajov

Dotknutá osoba má právo na to, aby jej osobné údaje boli bez zbytočného odkladu vymazané, ak:

a) už nie sú potrebné na účel, na ktorý sa získali a/ alebo spracúvali,

b) dotknutá osoba odvolá súhlas so spracúvaním osobných údajov a neexistuje iný právny základ pre spracúvanie,

c) dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov na účely plnenia úloh vo verejnom záujme a oprávnené záujmy a neprevažujú žiadne oprávnené dôvody na spracúvanie osobných údajov,

d) osobné údaje sa spracúvajú nezákonne na základe rozhodnutia úradu na ochranu osobných údajov alebo iného orgánu príslušného na rozhodnutie o nezákonnom spracúvaní,

e) dôvodom pre výmaz je splnenie povinnosti podľa zákona, osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná.

Právo na výmaz ak sa osobné údaje získavali v súvislosti s ponukou služieb informačnej spoločnosti podľa čl. 8 ods. 1 GDPR alebo § 15 ods. 1 zákona o ochrane osobných údajov sa v podmienkach spoločnosti VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec neuplatňujú; služby informačnej spoločnosti spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec neposkytuje. Povinnosť vymazať osobné údaje sa však neuplatňuje, ak je daná výnimka podľa čl. 17 ods. 3 GDPR alebo § 23 ods. 4 zákona o ochrane osobných údajov. Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

Právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov

Dotknutá osoba má právo na to, aby sa spracúvanie jej osobných údajov obmedzilo, ak:

a) namieta správnosť osobných údajov, a to počas obdobia umožňujúceho overiť si správnosť osobných údajov,

b) spracúvanie osobných údajov je nezákonné na základe rozhodnutia úradu na ochranu osobných údajov alebo iného orgánu príslušného na rozhodnutie o nezákonnom spracúvaní a dotknutá osoba namieta vymazanie osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia,

c) spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec už nepotrebuje osobné údaje na dosiahnutie účelu spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na uplatnenie právneho nároku,

d) namieta spracúvanie osobných údajov za účelom plnenia úloh vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci v zverenej prevádzkovateľovi a na oprávnené záujmy, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane spoločnosti VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec Bratislavy prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby.

Dotknutej osobe bude vopred oznámené zrušenie obmedzenia jej osobných údajov. Ak má dotknutá osoba záujem byť informovaná o oznámení plnenia tejto povinnosti voči príjemcom jej osobných údajov, je potrebné o to požiadať.

Právo na prenosnosť osobných údajov

Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré sa jej týkajú a ktoré poskytla spoločnosti VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec, v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto osobné údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak je to technicky možné. Možnosť prenositeľnosti sa individuálne posúdi v každom prípade. Právo na prenosnosť sa nevzťahuje na spracúvanie osobných údajov nevyhnutné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi. Uplatnenie práva na prenosnosť osobných údajov zo strany dotknutej osoby rovnako nesmie mať nepriaznivé dôsledky na práva iných osôb.

Právo namietať spracúvanie osobných údajov

Dotknutá osoba má právo namietať spracúvanie jej osobných údajov, ak sa spracúvanie: a) uskutočňuje za účelom splnenia úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi,

b) vykonáva za účelom oprávnených záujmov prevádzkovateľa alebo tretej strany.

Marketing a profilovanie spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec nevykonáva.

Dotknutá osoba nemá právo namietať spracúvanie osobných údajov z dôvodov verejného záujmu, ak sa osobné údaje spracúvajú na vedecký účel, na účel historického výskumu alebo na štatistický účel. Právo na neuplatňovanie rozhodovania založeného na automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania Právo na neuplatňovanie rozhodovania založeného na automatizovanom individuálnom rozhodovaní vrátane profilovania sa v podmienkach spoločnosti VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec neuplatňuje; spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec nevykonáva spracúvanie založené na automatizovanom individuálnom rozhodovaní a nevykonáva ani profilovanie.

Uplatnenie práv

Ak vzniknú oprávnené pochybnosti o totožnosti dotknutej osoby, ktorá si uplatnila svoje práva, spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec je oprávnená vykonať overenie jej totožnosti, napríklad vyžiadaním si dodatočných informácií, jej predvolaním, ak je to účelné a overením dokladu jej totožnosti alebo iným vhodným spôsobom. Poplatky Žiadosť dotknutej osoby sa vybavuje bezodplatne.

To neplatí, ak:

a) si dotknutá osoba uplatní opakované žiadosti o prístup k osobným údajom, za poskytnutie ďalších kópií osobných údajov je spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec v súlade s GDPR a zákonom o ochrane osobných údajov oprávnená účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom,

b) žiadosť dotknutej osoby je zjavne neopodstatnená alebo neprimeraná najmä pre jej opakujúcu sa povahu, spoločnosť VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec je oprávnená od dotknutej osoby požadovať primeraný poplatok zohľadňujúci administratívne náklady na poskytnutie informácií alebo na oznámenie alebo na uskutočnenie požadovaného opatrenia, alebo odmietnuť konať na základe žiadosti.

Kontakt s dozorným orgánom

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že boli pri spracúvaní osobných údajov spoločnosťou VA-SI spol. s r. o. – Pohrebná služba Senec porušené jej práva, má právo podať na úrad na ochranu osobných údajov sťažnosť, resp. návrh na začatie konania v súlade so zákona o ochrane osobných údajov.